Для компаний, в которых работает больше 50 человек, необходимы свои специальные программы документооборота, позволяющие автоматизировать этот процесс. Не важно в какой сфере деятельности работает Ваша фирма, ведь все равно оформляется большой перечень всевозможной документации. Это различные договора, приказы и другая документация. Для систематизации и автоматизации разрабатываются всевозможные программы.
Автоматизация документооборота позволяет более эффективно работать компании, ведь все документы, разрешения, визы оформляются в единой базе и все систематизировано и находится в определенных разделах.
Уже разработаны различные системы управления закупочной деятельностью, но отлично себя зарекомендовала система «NAUMEN GPMS — Управление закупками». Без этой программы сложно представить деятельность крупного предприятия. Она позволяет автоматизировать многие процессы, такие как сбор потребностей, формирование плана закупок, размещение заказа и проведение торгов, контроль исполнения контактных обязательств. Эта система полностью отвечает законодательству нашей страны и делает процесс закупки более эффективным.
Если рассматривать данную систему как перспективу для внедрения в компании, то стоит отметить, что она позволяет собирать все потребности компании, формировать план закупок, исполнять договора и проводить сбор отчетности. Заказы могут размещаться на сайте компании и на внешних площадках.
Благодаря данной системе управления закупочной деятельностью повышается рентабельность, снижаются трудозатраты, уменьшается зависимость от поставщиков, снижается объем внеплановых закупок. Система Naumen GPMS подходит не только для коммерческих предприятий, но и для государственных.
На каждом предприятии закупочная деятельность остается основной статьей расходов. Эти процессы зачастую остаются неподконтрольны руководителю фирмы, поэтому компания несет необоснованные потери. То есть проблема с откатами и коррупцией может решиться если все закупки будут систематизированы, автоматизированны. То есть ориентируясь на качество, объем и скорость поставок товаров можно снизить затраты на закупки. А сейчас в основном многие компании ориентируются на ценовой фактор, поэтому наблюдается определенный процент необоснованных трат при совершении закупок.
Системы управления закупками подстегивают более эффективно работать сотрудников отдела закупок. Они позволяют постоянно контролировать ценовые и качественные показатели товаров, автоматизируют бизнес-процессы и системы учета и контроля. Все это позволяет предприятию уменьшить затраты на закупки и увеличить эффективность работы сотрудников компании.